top of page

- Sponsoring CIECF -
Conditions générales de ventes

Dernière révision : 22/06/2023

 

PRÉAMBULE 

Le présent règlement particulier expose les conditions particulières de la prestation de services fournie au sponsor par l’organisateur. 

 

Le sponsor reconnaît avoir pris connaissance de ce Règlement et dans l’hypothèse où il ne disposerait pas d’accès Internet, s’engage à en demander la transmission par courrier à l’organisateur avant la signature du contrat. En tout état de cause, le sponsor reconnaît accepter l’intégralité des termes de ce Règlement, qui s’applique à toutes les manifestations organisées par Prières 100% Business. 


 

ARTICLE 1 - MAÎTRISE DE L’ORGANISATION DE L'ÉVÉNEMENT 

Maîtrise de l’attribution des emplacements par l’organisateur – L’organisateur établit le plan de la manifestation et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte, dans la mesure du possible, des désirs exprimés par le sponsor ainsi que de la date d’enregistrement de la demande de participation. 


 

ARTICLE 2 - EXAMEN DES DEMANDES D’ADMISSION 

Habilitation du sponsor à représenter une marque - Il n’est accordé qu’un nombre limité d’emplacements par marque. Dans le cas où la demande d’admission ne serait pas présentée par le producteur des produits ou services présentés, le demandeur devra justifier de ses droits à commercialiser lesdits produits ou services. 

 

Examen - L’organisateur statue sur les demandes, après examen préalable. L’organisateur se réserve notamment la faculté d’apprécier et de vérifier, sans que cette liste soit limitative : 

- La solvabilité du demandeur

- La compatibilité de son activité avec la nomenclature du congrès, 

- L’adéquation entre son offre de produits et services et le positionnement du congrès 

- Le respect par le sponsor des mesures d’ordre, de police et de sécurité prescrites par les autorités ou l’organisateur lors d’éditions précédentes de la manifestation. 

 

Toute demande de participation émanant de candidats restant débiteurs envers l’organisateur et/ou en contentieux avec l’organisateur ne sera pas prise en compte. 

L’adhérent refusé ne pourra se prévaloir du fait qu’il a été admis aux sessions précédentes, pas plus qu’il ne pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par l’organisateur. Il ne pourra pas invoquer la correspondance échangée avec l’organisateur ou l’encaissement du prix ou d’un acompte ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque pour attester de son admission. 

 

Notification d’admission  - Seule la notification écrite de l’admission vaut admission et fixe la date du début du contrat entre les parties, qu’il y ait versement d’acomptes ou pas. Le rejet de la demande d’admission ne peut donner lieu au versement d’aucune indemnité. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une édition ultérieure. Les frais d’ouverture de dossier ou droits d’inscription restent acquis à l’organisateur quelle que soit la suite donnée à la demande d’admission.

 

ARTICLE 3 - OBLIGATIONS DU SPONSOR

Formation du contrat - La notification de l’admission engage définitivement et irrévocablement le souscripteur de la demande, sans préjudice de l’application des conditions de résiliation stipulées à l’article 6, dans l’hypothèse où la participation à la manifestation est annulée à l’initiative de l’exposant. 

 

Occupation de l’espace d’exposition - Le sponsor a l’obligation d’occuper le stand ou l’emplacement attribué au moins 24 heures avant l’ouverture de la manifestation, de le laisser installé jusqu’à la clôture de l’exposition et de n’enlever les marchandises exposées qu’après la clôture de la manifestation dans les conditions fixées par le guide de l’exposant. 

 

Engagements du sponsor - Par la signature de la demande d’admission, le postulant s’engage à respecter les conditions contractuelles particulières éventuellement négociées avec l’organisateur, les conditions générales de vente, et notamment celles contenues dans le présent règlement, ainsi que les mesures d’ordre, de police et de sécurité prescrites par les autorités ou l’organisateur. 

 

Sanction du non-respect des engagements souscrits - Toute infraction aux engagements visés à l’alinéa précédent peut entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive, du sponsor, sans indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des poursuites qui pourraient être exercées contre lui. 


 

ARTICLE 4 - ELECTION DE DOMICILE 

Élection temporaire de domicile sur le site - Pendant toute la durée de l’événement, y compris les périodes de montage et de démontage, l’exposant déclare faire élection de domicile à l’emplacement qui lui a été attribué sur le site. 


 

ARTICLE 5 - PAIEMENT DU PRIX 

Modalités de paiement du prix - Le prix est acquitté suivant les modalités exposées dans la demande d’admission souscrite de manière manuscrite ou par internet. 

 

Pénalités de retard de paiement - Toute somme due à l’organisateur et non réglée à l’échéance prévue, portera intérêts de plein droit, sans qu’il soit besoin d’une mise en demeure, les intérêts étant calculés à partir du taux d’intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de sept points. En outre, conformément au décret n°2012-11-15, le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. En cas de poursuites judiciaires pour non-paiement, l’organisateur se réserve le droit d’appliquer une pénalité forfaitaire et irréductible égale à 15 % du montant des sommes dues, sans préjuger de toute autre demande de dommages et intérêts ou indemnités sur le fondement de l’article 700 NCPC. 

 

Droit de gage de l’organisateur sur les biens du sponsor exposant - Il est expressément convenu que les installations, matériels et marchandises se trouvant sur l’espace d’exposition attribué au sponsor exposant sont spécialement affectés en gage au profit de l’organisateur en garantie de sa créance. Dans l’hypothèse d’un défaut de paiement des sommes dues, en application du présent contrat, l'organisateur peut se prévaloir de ce gage pour conserver ces biens jusqu’à paiement complet. Dans ce cas, l’organisateur, après mise en demeure rappelant la présente clause, pourra faire inventorier, par acte d’huissier de justice, les biens ainsi retenus et s’opposer à leur déplacement. 


 

ARTICLE 6 - DÉFAUT D’OCCUPATION 

Défaillance du sponsor avant l’ouverture - Les espaces d’exposition pour lesquels l’organisateur aura reçu une information écrite de défaut de participation de la part du sponsor exposant, quels qu’en soient les motifs, peuvent être attribués par l’organisateur à un autre sponsor exposant, et ce sans que le sponsor exposant puisse prétendre à un remboursement des sommes dues, conformément aux conditions de résiliation fixées ci-après. 

 

Résiliation - En cas de rupture anticipée du contrat de participation, conduisant à l’annulation de la participation du sponsor à la manifestation, le sponsor devra verser à l’organisateur une indemnité de résiliation fixée selon les modalités suivantes : 

  • Un forfait correspondant aux frais de dossier engagés si le désistement intervient avant les 2 mois précédant la manifestation, 

  • 40% du montant du prix de location de l’espace d’exposition fixé au contrat si le désistement intervient entre 2 et 1 mois avant le début de la manifestation, 

  • 80% du montant du prix de location de l’espace d’exposition fixé au contrat si le désistement intervient entre 1 mois et 2 semaines avant le début de la manifestation, 

  • 100% du montant du prix de location de l’espace d’exposition si le désistement intervient dans les 2 semaines précédant le début de la manifestation. 


 

ARTICLE 7 - IMPRÉVISION 

Eu égard à la durée des prestations de services considérées, le sponsor et l’organisateur conviennent d’exclure l’application des dispositions de l’article 1195 du Code civil. 


 

ARTICLE 8 - INTERDICTION DE CESSION OU DE SOUS LOCATION 

Interdiction de principe - La cession de tout ou partie des espaces d’exposition et espaces de communication attribués est interdite. 

 

Tempérament - Toutefois, avec l’accord de l’Organisateur, plusieurs opérateurs relevant d’une profession analogue peuvent occuper un espace en commun, sous réserve que chacun d’eux ait au préalable acquitté les frais de dossier. 


 

ARTICLE 9 - DECLARATION DES ARTICLES PRÉSENTÉS 

Obligation de déclaration - Le sponsor exposant déclare dans sa demande d’admission la liste complète des produits qu’il désire présenter. S’il est agent ou commissionnaire, il mentionne les noms et adresses des entreprises dont il expose les produits. Il retourne à l’organisateur les formulaires d’attestation sur l’honneur requis pour attester de ses droits à distribuer les produits ou services concernés. 

 

Sanction de la non déclaration par l’exposant - L’organisateur se réserve le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas indiqué dans le dossier d’admission ou de procéder à l’expulsion du sponsor exposant n’ayant pas été agréé dans les conditions précitées, sans préjudice de l’application des sanctions prévues par l’article 3 du présent règlement. 


 

ARTICLE 10 - PRODUITS INTERDITS 

Interdiction dans l’enceinte de la manifestation - Les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ainsi que tout objet susceptible de constituer une arme ne sont pas admis dans l’enceinte de la manifestation. Le fonctionnement des appareils, l’installation ou la distribution d’objets susceptibles de causer une gêne ou un danger pour les autres exposants ou pour les visiteurs sont interdits. Il est également interdit de faire du feu dans les halls d’exposition. 


 

ARTICLE 11 - ETAT DES LIEUX ET INTÉGRITÉ DE L’ESPACE D’EXPOSITION 

Etat des lieux - Au moment de la prise de possession de l’espace d’exposition qui lui a été attribué, l’exposant fait constater les éventuelles dégradations affectant l’espace d’exposition attribué et les porte à la connaissance de l’organisateur le jour même. Passé ce délai, toute réparation à effectuer lui sera facturée. 

 

Respect de l’intégrité du site - Quel que soit l’espace d’exposition attribué, il est interdit de creuser le sol, d’entailler ou de détériorer, de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout le matériel fourni par l’organisateur. 

 

Conformité et sécurité des installations - La pose des paliers, chaises, transmissions, moteurs, l’utilisation des parois, poteaux ou planchers comme supports de poids ou d’efforts mécaniques est formellement interdite ; toute infraction engage la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou d’accident, sans préjudice des sanctions prévues par l’article 3 de ce règlement. 


 

ARTICLE 12 - COMMISSION D’ARCHITECTURE 

Examen des projets de construction des exposants - Une commission est chargée, dans le cadre de la définition générale du design de la manifestation décidée et imposée par l’organisateur, d’examiner tout projet de construction ou d’installation qui pourrait être envisagé par les exposants (rochelles, motifs publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, animations...). 


 

ARTICLE 13 – TRAVAUX SPÉCIFIQUES 

Déclaration à l’organisateur – L’exposant dont les installations nécessiteraient des travaux spécifiques, (terrassements, canalisations, suppression de cloisons, calage de planchers...) doit en faire la déclaration dans la rubrique « observations » du dossier d’admission en indiquant, autant que possible, leur importance. L’organisateur supportera les frais d’enlèvement de cloisons, ainsi que ceux de calage de planchers, à l’exclusion de tous autres travaux à condition qu’il en soit averti un mois avant l’ouverture de l’événement ; au-delà de ce délai, ces diverses modifications seront facturées aux exposants. 

 

ARTICLE 14 - RECOURS À DES PRESTATAIRES SOUS-TRAITANTS 

Sous-traitance de travaux - Le sponsor peut, s’il le souhaite, et sous son entière responsabilité, confier à des prestataires, dits sous-traitants, tout ou partie de l’aménagement de l’espace d’exposition qui lui a été attribué à condition que lesdits prestataires n’aient pas été auparavant impliqués dans un différend d’importance avec l’organisateur et que les contrats conclus avec ces prestataires comprennent : 

- comme partie intégrante, toutes les clauses des conditions générales de vente de l’organisateur qui peuvent les concerner, à l’exclusion de toute disposition modificative ou dérogatoire à ces dernières ; 

- une clause de renonciation à recours des sous-traitants de l’exposant vis-à-vis de l’organisateur, pour tout dommage direct ou indirect, matériel ou immatériel que ce dernier pourrait causer à l’exposant, à ses sous-traitants, à leurs biens, leurs préposés ainsi qu’aux biens de ces derniers ; 

- l’engagement pris par les sous-traitants de l’exposant d’obtenir une renonciation à recours identique de la part de leurs compagnies d’assurance.


 

Renonciation à recours des sous-traitants à l’encontre de l’organisateur - Le sponsor se porte fort vis-à-vis de l’organisateur que les renonciations à recours visées ci-dessus sont effectivement souscrites par ses sous-traitants et leurs compagnies d’assurance et s’engage à indemniser l’organisateur des conséquences directes ou indirectes de toute demande et action judiciaire ou non que les sous-traitants du sponsor, leurs préposés ou leurs compagnies d’assurance formuleraient ou intenteraient contre l’organisateur y compris les frais et honoraires que ce dernier aura dû engager pour faire valoir ses droits.

 

Responsabilité de l’exposant du fait des actes de ses cocontractants - Le fait pour le sponsor de contracter avec des sous-traitants ne modifie en aucune façon ses relations contractuelles avec l’organisateur, le sponsor restant le seul et unique interlocuteur responsable vis-à-vis de l’organisateur de la parfaite exécution de la convention. Les sous- traitants du sponsor sont, vis-à-vis de l’organisateur, réputés avoir reçu mandat du sponsor pour agir en ses lieux et places.


 

ARTICLE 15 - MACHINES ET MATÉRIELS EN DÉMONSTRATION 

Déclaration auprès du chargé de sécurité - Toutes les machines en démonstration doivent faire l’objet d’une déclaration auprès du chargé de sécurité. Les démonstrations doivent toujours être gratuites pour les visiteurs. 


 

ARTICLE 16 - ENSEIGNES, AFFICHES ET CALICOTS 

Réglementation stricte de l’apposition d’enseignes et affiches - Il est interdit de placer des panneaux publicitaires ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. En cas d’infraction, l’organisateur fera enlever, aux frais, risques et périls du sponsor, et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement. 

 

Interdiction des calicots - Les calicots sont strictement interdits dans tous les cas. 


 

ARTICLE 17 - BONS D’ACHAT 

Acceptation des bons d’achat et facturation à l’organisateur - Les sponsors s’engagent à accepter les bons d’achat qui pourraient être mis en circulation par l’organisateur à l’occasion de la manifestation. Les ventes et les prestations de services réalisées en échange de ces bons sont facturées à Prières 100% Business directement sur présentation desdits bons. 


ARTICLE 18 - LIBÉRATION DES ESPACES D’EXPOSITION 

Délai de libération des espaces - Les espaces d’exposition sont libérés avant la date de clôture de la manifestation. Le sponsor exposant s’engage à faire diligence et à entreprendre, d’extrême urgence, toute action y compris judiciaire, afin que le site soit effectivement restitué en bon état d’usage à l’organisateur. 

 

Défaillance de l’exposant - Si, pour une raison quelconque, l’espace d’exposition avait subi des dégradations ou n’était pas dans un état d’usage normal, l’organisateur pourrait, en utilisant tout moyen à sa convenance, procéder ou faire procéder à son évacuation totale et aux restaurations nécessaires, l’exposant l’autorisant dès à présent : 

- à détruire l’ensemble des équipements et installations consommables ; 

- à déménager et à stocker, comme l’organisateur l’entend, l’ensemble des autres installations, équipements et biens se trouvant sur le site, lesquels peuvent être vendus ou détruits après une mise en demeure restée sans suite pendant 5 jours ; 

- à remettre en état les lieux tels qu’ils auraient dû l’être ; 

- à y faire effectuer les travaux nécessaires. Le tout aux frais de l’exposant qui s’interdit expressément tout recours contre l’organisateur concernant ces destructions, déménagements ou stockages, travaux de restauration, ou à leurs conséquences. 



 

ARTICLE 19 - ASSURANCE OBLIGATOIRE 

Obligation d’assurance - Le sponsor exposant est invité à souscrire toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent, ou font courir à des tiers. 

 

Risques couverts - La prime d’assurance garantit : 

- les marchandises et matériels exposés, agencements et installations de stands pour un premier risque de de quinze mille trois cents euros (15 300 €). La garantie dont bénéficie le sponsor exposant est strictement limitée aux dégâts matériels à l’exception de toute privation de jouissance, perte de bénéfice, manque à gagner...Le vol pendant les périodes de montage et de démontage n’est pas couvert par la garantie. 

- la responsabilité civile du sponsor exposant à l’égard des tiers pour tout dommage corporel, matériel ou immatériel consécutif à son activité et à celle de ses préposés. 

 

Renonciation à recours - Le sponsor renonce à tout recours qu’il serait en droit d’exercer contre l’organisateur, le propriétaire du site de l’exposition et leurs assureurs, pour tout dommage corporel, matériel ou immatériel dont il pourrait être victime, une telle renonciation valant pour l’ensemble de ses préposés. 

 

ARTICLE 20 - PRODUITS ALIMENTAIRES 

Réglementation de la sécurité sanitaire de l’alimentation - Le sponsor exposant présentant des produits alimentaires doit respecter la réglementation en vigueur, en particulier en ce qui concerne la sécurité alimentaire, l’hygiène ainsi que les modes opératoires mis en œuvre. L’exposant est seul responsable des conséquences, en particulier en cas d’intoxication, et renonce à tous recours contre Prières 100% Business. 


 

ARTICLE 21 - PRATIQUES COMMERCIALES 

Réglementation stricte des pratiques de sollicitation de la clientèle - La distribution de documentation ne peut être faite qu’à l’intérieur des espaces d’exposition. De même, les visiteurs ne peuvent être gênés dans leur visite ni interpellés sur les allées. La publicité à haute voix ou à l’aide d’un micro, le racolage sont absolument interdits. Le non-respect de ces dispositions fera l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux manifestations futures. La publicité des prix et la distribution d’objets publicitaires sont soumises à la réglementation générale. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur la demande d’admission. Lorsqu’un exposant cause, par son comportement, un trouble grave à la sécurité ou à la tranquillité de la manifestation, l’organisateur peut décider, après une mise en demeure de faire cesser ces agissements dans les plus brefs délais restée infructueuse, de couper l’alimentation électrique et de fermer son espace d’exposition.


 

ARTICLE 23 - SONORISATION DES ESPACES D’EXPOSITION 

Sonorisation - Les micros sont strictement interdits. Les sonorisations ne doivent pas dépasser les normes admises en matière de bruit sous peine d’interruption sans préavis de l’alimentation électrique après un premier avertissement. 

Partenariat avec un média - Tout sponsor utilisant les services d’un média pour la promotion de sa participation à la manifestation, comme une radio locale, en informe Prières 100% Business au moins deux mois avant l’ouverture de la manifestation. 

 

SACEM - Toute diffusion de musique enregistrée doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la SACEM. 

ARTICLE 24 - DROIT À L’IMAGE – DONNEES PERSONNELLES 

Autorisation - Le sponsor autorise expressément et gracieusement l’organisateur – et obtient de ses cocontractants une telle autorisation- pour utiliser et diffuser ses nom et adresse ainsi que son image dans le cadre exclusif de l’événement ainsi qu’à l’occasion de toute campagne publicitaire ou promotionnelle liée à l’événement pour une durée de deux éditions de la manifestation à compter de la signature de demande de participation. 

 

Droit d’accès aux données personnelles – L’organisateur, en qualité de responsable de traitement, traite les données à caractère personnel de l’exposant dans le cadre de sa demande de participation au salon. Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique afin de permettre l’exécution du contrat et doivent donc être obligatoirement fournies. Elles sont conservées conformément aux délais légaux qui s’imposent à Prières 100% Business au regard de ses obligations fiscales et sociales. Les données à caractère personnel du sponsor sont conservées pour la durée de sa relation commerciale avec l’organisateur puis pour une durée de cinq ans à compter de la dernière manifestation d’intérêt de l’exposant. En fonction des choix du sponsor, sur la base d’un consentement qu’il peut retirer à tout moment, ce dernier pourra être amené à recevoir des propositions commerciales et actualités relatives à l’activité de l’organisateur. Chacune des parties s’engage à se conformer à ses obligations en application de la législation en vigueur relative à la protection des données à caractère personnel, y compris celles découlant de la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 et du Règlement Général relatif à la protection des données 2016/679. Elles garantissent notamment que les droits des personnes concernées dans le cadre du présent contrat par l’utilisation de leurs données personnelles seront respectés : droit d’accès, de rectification, d'effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée. Le sponsor peut exercer ce droit en s’adressant à Prières 100% Business, Délégué à la protection des données, 382 bis rue Gabriel Péri 92700 Colombes ou hello@prieres100business.com. En cas de réclamation à laquelle l’association Prières 100% Business n’aurait pas donné de réponse satisfaisante, le sponsor peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). 


 

ARTICLE 25 - GARDIENNAGE SUR STAND 

Sécurité du site - La surveillance de jour et de nuit du lieu est assurée par les soins de Prières 100% Business, sans que toutefois l’application de cette disposition engage sa responsabilité. Il est vivement conseillé aux sponsors présentant des marchandises ou des échantillons à consommer sur place de renforcer la sécurisation des espaces d’exposition par la pose de cadenas sur les accès aux réserves de marchandises. 


 

ARTICLE 26 – REPORT OU ANNULATION DE L'ÉVÉNEMENT 

Report pour nécessité impérieuse - En cas de nécessité impérieuse, c’est-à-dire de situation rendant impossible le déroulement de l’événement dans les conditions initialement prévues, l’organisateur se réserve le droit de modifier, avant la manifestation, et en observant un délai de prévenance raisonnable, les dates et lieu envisagés, sans que le sponsor puisse réclamer une quelconque indemnité, sous réserve que cela ne modifie pas substantiellement le contrat initialement signé entre l’organisateur et le sponsor. Le contrat continue de produire ses effets pour les nouvelles dates de l’événement, à condition que le report de l’événement intervienne dans un délai maximum de 6 mois suivant la période initialement prévue. 

 

Annulation pour empêchement définitif - Si, par un cas de force majeure ou tout événement indépendant de la volonté de l’organisateur, tel que (sans que la liste suivante soit limitative) : 

- Epidémie ou autre situation sanitaire critique 

- Conditions climatiques extrêmes 

- Grève, mouvements sociaux de portée nationale ou régionale 

- Interruption des moyens de transport entraînant des difficultés sérieuses pour accéder au site 

- Risque d’attentat ou de conflit armé 

Il devenait impossible de disposer du site prévu pour le déroulement de la manifestation, l’organisateur peut prendre la décision d’annuler la manifestation et notifier aux exposants l’annulation des demandes de participation acceptées, sans qu’une telle décision ouvre droit à indemnité. Les frais de dossier resteront acquis à l’organisateur quelle que soit la date à laquelle intervient la décision d’annulation de la manifestation pour empêchement définitif. 

 

Répartition des sommes restantes - Les sommes restant disponibles, après le paiement de toutes les dépenses internes et externes engagées par l’organisateur pour la manifestation, seront réparties entre les sponsors au prorata des sommes perçues, sans qu’ils puissent exercer un recours pour demander des dommages intérêts. 

 

Annulation pour insuffisance du nombre d’admis - L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre manifestement insuffisant d’admis. Le sponsor admis se voit restituer les sommes versées. Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions, l’exposant assume la totalité des risques liés à la non-réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura pu engager en prévision de la manifestation. 


 

ARTICLE 27 - ATTRIBUTION DE JURIDICTION 

Tout différend relatif à la formation, l’exécution et l’interprétation de la convention liant les parties est de la compétence exclusive des tribunaux de Nanterre. 

bottom of page